por Fernando Leroy | da evolluo

No atual ambiente empresarial acelerado, impulsionado pelos rápidos avanços tecnológicos e pela disrupção com a Inteligência Artificial, a aprendizagem contínua é crucial para o sucesso individual e organizacional.

O surgimento de soluções baseadas em IA, como o ChatGPT, está mudando a forma como trabalhamos, tornando essencial que os colaboradores se adaptem e desenvolvam novas habilidades para permanecerem relevantes e competitivos. E para isso é preciso cada vez mais saber integrar a aprendizagem no fluxo do trabalho.

O aprendizado na rotina diária do trabalho é essencial para que o negócio se mantenha competitivo e relevante no mercado.

O aprendizado no local de trabalho é prioridade no Brasil

A Pesquisa Panorama do Treinamento no Brasil 2023/2024, realizada pela ABTD e parceiros, mostra que o aprendizado no local de trabalho é prioridade para o profissional de
T&D, contudo há alguns anos ele vem perdendo destaque, e por vezes acontece de maneira descentralizada.

Em alguns casos, inclusive, chega a ser denominado aprendizado informal, o que gera um alerta, pois o aprendizado precisa ser cada vez mais integrado ao fluxo do trabalho e não o contrário.

O gráfico mostra os métodos mais utilizados pelo mercado.

Lembrando que este é um gráfico de frequência, com porcentagens estabelecidas a partir de cada uma das prioridades indicadas pelos entrevistados.

Então, vamos ver a seguir o que é a aprendizagem no fluxo do trabalho, quais os principais facilitadores e bloqueadores da aprendizagem no fluxo de trabalho e como implementar essa abordagem nos times maneira eficaz.

O que é aprendizagem no fluxo de trabalho?

Learning in the Flow of Work ( LIFOW ) é como um processo de aquisição de novos conhecimentos e habilidades no contexto das atividades de trabalho.

Explicando melhor: Aqui está em jogo o desenvolvimento de novas competências x período de trabalho e o foco da aprendizagem pode variar desde a aprendizagem relevante e oportuna (TLR) até atividades de aprendizagem intensas, dependendo das tarefas atuais, da função e do nível de experiência do indivíduo.

1.Aprendizado relevante e oportuno

Quando falo em "aprendizagem relevante e oportuno", quero dizer um tipo de aprendizagem que ocorre durante as atividades diárias de trabalho do colaborador.

São pequenas doses, "pílulas", que fazem um efeito enorme no desenvolvimento do colaborador e na competitividade do negócio.

Aqui o colaborador é incentivado a adquirir conhecimento diretamente aplicável à tarefa que ele realiza no dia a dia, seja para resolver um problema, em um projeto atual ou em uma área de especialização necessária.

Sendo mais objetivo, são aqueles problemas ou tarefas que precisam ser resolvidos agora mesmo, da forma mais eficiente possível e com o mínimo de impacto em suas tarefas diárias do dia a dia de trabalho.

2. Aprendizado intenso e oportuno

Já o "aprendizado intenso" envolve as atividades direcionadas à aquisição de experiências em uma área específica de conhecimento ou habilidades estratégicas para avançar em uma função, cargo ou aumento de sua proficiência, desenvolvendo assim um olhar mais crítico e estratégico.

Comparado ao aprendizado relevante e oportuno, ele se concentra em prazos e metas maiores. E, nesses casos, você precisa de atividades de aprendizagem mais avançadas, demoradas, aprofundadas.

Alguns exemplos de aprendizado intenso podem incluir "dominar como executar campanhas bem-sucedidas do Google Ads", "dominar uma linguagem de programação". Pode ser concluir cursos sobre liderança para assumir uma função de liderança ou até mesmo empreender em empreendimentos mais substanciais que exigem meses de esforços concentrados.

Neste gráfico, Josh Bersin propõe que no início de uma função precisamos de “aprendizado macro” para começar: compreender o trabalho, o domínio, as pessoas, os sistemas.

À medida que avançamos na curva de aprendizagem, precisamos de injeções contínuas de novas competências, informações e conexões para prosseguir – até nos tornarmos especialistas. 

Então tendemos a nos tornar o “coach” e ensinamos os outros, avançando de forma mais horizontal, até atingirmos o próximo nível de proficiência, função ou promoção para energizar nossa carreira.

Um de nossos clientes aqui na evolluo tomou uma decisão simples: categorizar o aprendizado em informativo (tipo 1), instrucional (tipo 2) ou de nível especializado (tipo 3).

Essa estrutura simples tem ajudado os próprios colaboradores a encontrar o que precisam onde quer que estejam e dá à empresa a capacidade de organizar o conteúdo para facilitar a descoberta pelos próprios colaboradores.

Uma modelo mais versátil para aprendizagem no fluxo de trabalho

Embora seja chamado de “Aprendizado no Fluxo de Trabalho”, nem sempre precisa estar diretamente vinculado às tarefas atuais relacionadas ao trabalho de um colaborador.

É uma abordagem versátil de aprendizagem que você pode adaptar a diversas situações e contextos.

Eu exibiria da seguinte maneira.

É como se fosse uma versão simplificada, porém um pouco mais efetiva. O primeiro segmento da curva representa os primeiros passos da empresa.

Os colaboradores que ingressam em uma empresa precisam de treinamento inicial – seja de integração ou treinamento específico do setor – aprendendo os processos, produtos, ferramentas da empresa, etc.

Este treinamento deve ser intensivo e focado em acelerar a orientação e tornar um novo colaborador efetivo o mais rápido possível. Para fazer isso, você provavelmente precisará variar os métodos de desenvolvimento de funcionários : coaching, mentoring, job shadowing, etc.

À medida que os colaboradores progridem em suas carreiras, eles podem querer enfrentar novos desafios e continuar crescendo. Isso pode acontecer através da obtenção de mais responsabilidades, promoções, especialização ou até mesmo mudança de cargo.

É aí que enfrentamos o segundo segmento, que pode ser um avanço na carreira ou uma mudança fundamental na especialização (por outras palavras, melhoria de competências ou requalificação ).

Tais atividades poderiam ser repetidas para ajudar os colaboradores a aprender novas habilidades e adquirir conhecimentos para alcançar proficiência e competência.

E por que o aprendizado no fluxo de trabalho é realmente importante?

De acordo com o Relatório de Aprendizagem da Força de Trabalho de 2018 do LinkedIn, 68% dos colaboradores prefeririam aprender no trabalho e 49% preferem aprender quando necessário.

Compreensível, os colaboradores enfrentam desafios para equilibrar trabalho, vida pessoal, família, hobbies e buscar novos conhecimentos. Encontrar tempo para aprender e desenvolver durante e após o trabalho pode ser assustador para muitas pessoas.

Embora alguns que são altamente motivados possam dedicar seu tempo pessoal ao aprendizado, esse não é o caso para todos. Portanto, torna-se crucial que as empresas considerem e planejem como podem apoiar a formação dos colaboradores durante o horário de trabalho.

É aqui que o conceito de Aprendizagem no Fluxo de Trabalho pode realmente fazer a diferença e ajudar os funcionários a crescer, mantendo o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Os benefícios de aplicar o Aprendizado no Fluxo de Trabalho

1. Aumento da produtividade

O aprendizado no fluxo de trabalho oferece aos colaboradores informações, treinamento, tutoriais e orientações oportunas e relevantes. Isso os ajuda a resolver problemas e desafios de forma mais eficaz, aumentando a produtividade.

2. Maior envolvimento e motivação

Oportunidades de aprendizagem personalizadas e significativas aumentam o envolvimento e a motivação dos funcionários. Quando os colaboradores conseguem aplicar o que aprenderam diretamente em situações reais de trabalho, é mais provável que permaneçam engajados e motivados.

3. Maior satisfação e melhor retenção dos colaboradores

A aprendizagem no fluxo de trabalho permite que os colaboradores assumam o controle de sua própria jornada de aprendizagem, levando a maior satisfação e retenção. Com isso eles têm maior probabilidade de permanecer em uma organização quando sentem que o desenvolvimento de sua carreira é apoiado e alinhado com seus objetivos.

4. Alinhamento e comunicação fortalecidos

A aprendizagem no fluxo de trabalho alinha o conteúdo de aprendizagem com os objetivos e estratégias de negócios. Esse alinhamento melhora a comunicação e o feedback entre colaboradores e gestores, criando uma compreensão compartilhada das expectativas e dos resultados.

5. Inovação e crescimento impulsionados

O aprendizado no fluxo de trabalho expõe os colaboradores a novas ideias e perspectivas, estimulando a criatividade e a curiosidade. Isto, por sua vez, impulsiona a inovação e o crescimento da organização, ao mesmo tempo que melhora as competências e o conhecimento dos colaboradores.

6. Economia de custos

A aprendizagem no fluxo de trabalho minimiza a necessidade de sessões formais de formação dispendiosas, que podem ser demoradas e perturbadoras. Os colaboradores podem aprender em seu próprio ritmo e as organizações podem reduzir os custos associados aos programas de treinamento tradicionais.

Voltando no tempo: Onde surgiu o conceito LIFOW?

O conceito tem uma longa história, enraizado no entendimento fundamental de que a aplicação de novos conhecimentos aumenta imediatamente a probabilidade de retê-los.

Um estudo importante que apoia o conceito é “ Retrieval Practice Produces More Learning than Elaborative Studying with Concept Mapping ”, de Jeffrey D. Karpicke e Janell R. Blunt, realizado em 2011.

Neste estudo, eles fizeram experiências com alunos. Eles testaram como diferentes atividades de aprendizagem afetam suas habilidades de fazer inferências e demonstrar uma compreensão profunda do que estudaram.

A principal conclusão é que a aplicação do conhecimento recém-adquirido (prática de recuperação) leva à maior recordação na memória em comparação com estudá-lo novamente e mapear o conceito ou explicá-lo a outra pessoa.

Em 2013, John Seely Brown , da Deloitte, mencionou pela primeira vez a ideia de aprendizagem no fluxo de trabalho. Catherine Lombardozzi , inspirada em Brown , mais tarde popularizou-o em seu artigo “ Scaffolding Learning in the Flow of Work ”. Lombardozzi explorou ainda mais o conceito em seu artigo de pesquisa “ Desafios da aprendizagem no fluxo de trabalho: autodireção de andaimes ”.

Por fim, Josh Bersin o conceituou e apresentou em seu artigo “ Um Novo Paradigma para Treinamento Corporativo: Aprendizagem no Fluxo de Trabalho ” em 2018 e o apresentou na conferência Talent Connect naquele mesmo ano.

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Como começar a aprendizagem no fluxo de trabalho na sua organização?

Como a Aprendizagem no Fluxo de Trabalho é uma abordagem conceitual e sua implementação pode variar dependendo da organização, não existe um processo de implementação que sirva para todos.

No entanto, para ajudá-lo a começar, pesquisei alguns dos facilitadores e bloqueadores que podem impactar o sucesso da sua implementação.

1. Cultura de Aprendizagem

Uma cultura de aprendizagem é essencial para que a Aprendizagem no Fluxo de Trabalho tenha sucesso. As organizações devem priorizar a aprendizagem contínua e fornecer aos colaboradores os recursos, o tempo e o apoio necessários para aprender e crescer no trabalho.

Os gestores e líderes também devem dar o exemplo e demonstrar compromisso com a aprendizagem, criando uma cultura onde os funcionários se sintam confortáveis ​​em procurar oportunidades de aprendizagem.

Por exemplo, permitir que os colaboradores passem de 1 a 2 horas por semana aprendendo algo relevante para sua função, tarefas ou plano de carreira pode melhorar significativamente seu desempenho e satisfação. Mas o mais importante é que você lhes dará tempo para aprender, porque nem todo mundo consegue depois do trabalho.

2. Tecnologia

A tecnologia é um facilitador crítico para a aprendizagem no fluxo de trabalho. Se sua empresa pode investir nas ferramentas e sistemas certos que integrem perfeitamente a aprendizagem no processo de trabalho, facilita muito.

Isto pode incluir um sistema de gestão de aprendizagem, algum que inclua uma solução ainda melhor que seria integrar aos canais relacionados ao trabalho, como Slack, MS Teams, Salesforce, etc., para adaptar os colaboradores com o treinamento relevante e recomendado nos ambientes onde passam a maior parte de seu trabalho. E se você puder, eu diria que são ferramentas não tão enfadonhas quanto os antigos LMSs...

3. Curadoria de conteúdo

As organizações devem selecionar e criar recursos de aprendizagem relevantes que se apliquem ao trabalhos. Isso pode incluir vídeos, artigos, simulações e auxílios de trabalho que ajudam os funcionários a adquirir as habilidades e os conhecimentos necessários para ter sucesso no trabalho.

4. Promova conteúdo gerado pelo usuário

O conteúdo gerado pelo próprio colaborador é importante na gestão do conhecimento para tipos de trabalho não relacionados com o escritório, como produção, construção, retalho, logística, etc. Áreas onde as competências e conhecimentos necessários são muitas vezes difíceis de transferir através de métodos de aprendizagem tradicionais.

Nesses casos, criar materiais de aprendizagem específicos para a organização pode ser eficaz.

Incentivar os colaboradores a dedicarem tempo à criação de materiais pode não só poupar tempo aos seus colegas, mas também poupar dinheiro à empresa.

5. Apoio da liderança

Finalmente, os líderes devem demonstrar um compromisso com a aprendizagem e apoiar os investimentos necessários em recursos e materiais de aprendizagem. Devem também comunicar a importância da aprendizagem à organização e fornecer aos colaboradores o apoio e orientação necessários para aprenderem e crescerem no trabalho.

Isso também abrange o aspecto do suporte ao desempenho. É crucial cultivar uma cultura de compreensão de que o desempenho pode cair inicialmente à medida que os funcionários dedicam tempo ao aprendizado. 

6. Multiplicadores do conhecimento

A gente chama de multiplicadores de conhecimento esses profissionais capazes de influenciar, inspirar e motivar todos aos redor. E nas empresa há muitos deles que não foram descobertos. Você já pensou nisso?

7. Análises e Métricas

As organizações devem utilizar dados para monitorizar o progresso da aprendizagem dos colaboradores, identificar lacunas e acompanhar o impacto da aprendizagem no desempenho no trabalho. Esses dados podem ajudar as organizações a melhorar continuamente seus materiais e processos de aprendizagem e garantir que os funcionários obtenham as habilidades e o conhecimento necessários para ter sucesso.

E quais são os bloqueadores da Aprendizagem no Fluxo ou Trabalho?

1. Resistência à mudança

A aprendizagem no fluxo de trabalho representa uma mudança significativa na forma como as organizações abordam a aprendizagem. Alguns colaboradores e gestores podem resistir a esta mudança, sentindo que ela perturba os seus processos de trabalho ou que não têm tempo para aprender.

As organizações devem comunicar os benefícios da aprendizagem e a importância da aprendizagem contínua para superar esta resistência.

2. Tecnologia inadequada

Suponha que as organizações não invistam na tecnologia certa ou invistam excessivamente em várias tecnologias desalinhadas e não integrativas. Pode bloquear a adoção e até levar a perdas monetárias significativas. Por exemplo, se o LMS for difícil de usar ou não se integrar bem com sistemas comumente usados, os colaboradores não poderão usá-lo ou usá-lo apenas quando necessário, como por meio de treinamento obrigatório.

Além disso, se os materiais de aprendizagem não forem facilmente acessíveis ou difíceis de navegar, os colaboradores poderão ficar frustrados e perder tempo valioso tentando encontrar as informações necessárias.

3. Falta de relevância e timing errado

Para que a aprendizagem seja eficaz, deve ser relevante para o trabalho dos colaboradores. Se os materiais e recursos de aprendizagem não estiverem alinhados com as suas funções, função ou plano de carreira, ou se não estiverem atualizados, os colaboradores podem não ver o valor de investir o seu tempo e esforço na aprendizagem. Sem materiais de aprendizagem adequados, os colaboradores podem sentir-se desanimados e desligados da aprendizagem, levando à falta de motivação para aprender.

4. Falta de tempo no trabalho para aprender

Os colaboradores que estão ocupados com seu trabalho diário podem achar difícil reservar um tempo para participar de atividades de aprendizagem. Isso pode resultar na despriorização da aprendizagem, o que pode levar à falta de oportunidades de desenvolvimento e crescimento para os funcionários.

Além disso, quando a aprendizagem é vista como uma tarefa extra, além de uma carga de trabalho já pesada, os colaboradores podem sentir-se sobrecarregados, o que pode impactar negativamente a sua capacidade de absorver e aplicar novos conhecimentos e competências.

As organizações devem encontrar formas de incorporar a aprendizagem nas rotinas diárias de trabalho dos colaboradores, tornando-a facilmente acessível e não vista como um fardo.

5. Pressão da gestão

A pressão da gestão pode criar um ambiente de trabalho que dá prioridade aos resultados imediatos em detrimento do crescimento e desenvolvimento a longo prazo, o que pode ter um impacto negativo nos resultados da aprendizagem.

6. Falta de feedback e acompanhamento do progresso

Sem feedback, os colaboradores podem não saber se estão no caminho certo ou se precisam ajustar sua abordagem de aprendizagem. Isso pode levar à frustração, desmotivação e falta de envolvimento no processo de aprendizagem.

Da mesma forma, sem o acompanhamento do progresso, os colaboradores podem não ver os resultados dos seus esforços de aprendizagem. Isso pode tornar difícil para eles permanecerem motivados e comprometidos com seus objetivos de aprendizagem. Podem também ter dificuldade em identificar áreas onde precisam de concentrar os seus esforços de aprendizagem, o que pode levar à falta de progresso e a uma sensação de estagnação.

Quais as prioridades?

Como disse Stephen Covey: "O segredo não é priorizar o que está em sua agenda, mas programar suas prioridades".

Incorporar a aprendizagem no trabalho diário pode criar uma cultura de aprendizagem e melhoria contínuas, mas é apenas um passo em direção a um objetivo maior.